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¿Cómo escoger al invitado perfecto para complementar tu evento?

¿CÓMO ESCOGER AL INVITADO PERFECTO PARA COMPLEMENTAR TU EVENTO?

Cuando organizamos un evento, lo más importante son los objetivos. Debemos tener claro si nuestro evento es para celebrar con los empleados, para dar a conocer la marca, lanzar un nuevo producto, para cerrar ventas o para Networking.

¿Y qué viene después? El lugar. Si ya sabemos cuáles van a hacer nuestros objetivos y, por ende, nuestros invitados, podremos saber el número aproximado o exacto de las personas que podrían asistir y así, empezamos la búsqueda del lugar perfecto.

Hay diversos aspectos que debemos tener en cuenta para la selección. Por ejemplo, si vamos a hacer un Show Room, el salón deberá tener ciertas especificaciones y distribución; de igual manera si vamos a crear zonas interactivas. Si solo serán aulas para conferencias, el lugar debe ofrecernos los equipos, mobiliario y dotaciones necesarias para que todo esté acorde al nivel que requerimos. Y así, podríamos poner millones de ejemplos, pero creo que ya entendieron el punto.

Y si el evento es digital, este paso se reemplaza por la selección de la plataforma ideal según la cantidad de personas que esperas que se conecten, si quieres personalizar o no la plataforma, formularios de contacto, si quieres incluir plataformas para la interacción en vivo, etc.

Hay otro ítem que siempre es el coco de las agencias o de los organizadores de eventos, y son los conferencistas y el show principal. Miremos primero el tema de los conferencistas.

Dependiendo de la marca o empresa que vaya a hacer el evento y del enfoque de este, se debe escoger el o los conferencistas. Hay plataformas de fácil acceso donde podemos encontrarlos.

La primera es LinkedIn, ya que esta red social empresarial nos permitirá filtrar nuestra búsqueda por cargos, profesión, nivel de estudios, idioma y empresa. Y lo mejor, es que, desde la misma plataforma, podemos contactarnos directamente con el elegido y citarlo a una reunión para negociar.

La segunda que les recomendamos es Smart Speakers. Ésta es una página web en donde encontrarán un pull gigante de conferencistas especializados en más de 10 temas. Encontrarán desde ministros, hasta CEOs. Solo deben escoger al que más les guste, y automáticamente estarán en contacto con los asesores que les ayudarán con el tema del contrato y cierre del negocio.

La verdad, el conferencista no es tan difícil de escoger. La parte realmente complicada es ponerse de acuerdo para seleccionar a la persona o grupo encargado del show principal. Además, hay que tener en cuenta que esta parte del evento siempre es algo chill, de relajación, no siempre debe tener que asociarse al tema del evento. Generalmente, se escogen personas famosas, comediantes, cantantes, actrices o actores, etc. Para el tema que escojan hay unas empresas o managers que manejan los precios y agendas de estos personajes. Solo hay que entrar a Google y seguro encontrarás el que necesitas, según tu presupuesto y gustos.

Un ejemplo de la elección de invitados, bandas, lugares, speakers y organización de un evento es el Dell Technologies IT Summit Bogotá 2020


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