La importancia del departamento de compras | Agencia Gestión Comercial

Iniciemos pensando ¿qué sería de nuestras vidas sin esa persona en casa que se encarga de administrar todo?

¿Se te viene alguien a la cabeza? ¿O tal vez eres tú?

Esa persona que se convirtió en la columna vertebral de la economía familiar es quien sabe si el papel higiénico se está por terminar, o si hay que comprar crema dental; además de todo, sabe muy bien dónde hacer el mercado y en dónde comprar cada cosa.

Él o ella, saben muy bien en dónde comprar la fruta, en dónde la verdura, a qué precio es mejor, quien le da más calidad y además le da ñapa. ¿Se imaginan no contar con esta ayuda en casa y de repente darse cuenta en el peor momento que se acabó el papel en tu baño?

Ahora que has entendido la relevancia de estas funciones, entenderás la importancia del departamento de compras dentro de una compañía.

Tal como lo he descrito, el departamento de compras es el responsable de la adquisición de materias primas, piezas, servicios, etc según lo requiera la organización para su debido funcionamiento, asegurando siempre los niveles óptimos de inventario, minimizando los costos, garantizando la calidad en cada etapa y manteniendo relaciones solidas con los proveedores.

Así mismo, es el centro de confianza de la dirección y de todos los demás departamentos que dejan en sus manos este funcionamiento para poder enfocarse en sus tareas específicas.

Sin embargo, no creas que allí termina todo, porque compras también es ese cliente exigente que obliga a la innovación, exige mejores resultados y propuestas en pro del beneficio de la empresa, enfocándose siempre en la mejora continua. Esto es, más que exigir precios bajos, trabajar con los proveedores de manera estrecha, conociendo cada uno de los mercados y generando análisis predictivos según el comportamiento, que le permitan tomar mejores decisiones.

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Pero no todo es maravilla, pues la verdad es que los departamentos de compras enfrentan también múltiples retos, ya que según:

“La segunda edición del estudio ‘Retos y tendencias de la función de compras y abastecimiento en Colombia’ de KPMG en Colombia, revela que el 43% de estas áreas tienen una baja influencia en el gasto, cifra que se redujo respecto al informe anterior, cuando se ubicó en 53%” (*) y en encuestas realizadas “El 56% de los encuestados creen que el rol de las áreas de compras no es estratégico para lograr los objetivos de negocio” (*)

¿Pero por qué existe esta percepción? Claramente porque existe una oportunidad de desarrollo en los departamentos de compras sobre su influencia en el gasto organizacional, pues en aquellas compañías en las cuales esta influencia es mayor, también aumenta el nivel de percepción positiva que tienen los diferentes miembros de la organización.

Para tener en cuenta: “por cada peso del gasto que pueda entrar bajo el control del departamento de compras, se pueden generar ahorros entre el 5% y el 20%, por medio de sinergias, agregación de demanda y economías de escala.” (*)

Así, el éxito de los departamentos de compras en Colombia se mide según los siguientes parámetros:

Reducción de costos (ahorro generado).
Confiabilidad en el desempeño con los proveedores.
Reducción de precios de compra.
Satisfacción de cliente interno.
Ciclos de abastecimientos.
Cumplimiento de las políticas de compras
Condiciones de pago a los proveedores.

En conclusión, teniendo como base la gran importancia del departamento de compras dentro de las organizaciones, también se debe tener presente la tarea de centrarse en la parte estratégica del abastecimiento, con el fin de ser influenciadores del gasto, más que en procesos operativos y tácticos; sin decir que estos no sean importantes también.

¿Qué áreas se involucran en la Gestión Comercial?
Para que la Gestión Comercial tenga éxito, el área de mercadeo debe trabajar en sincronía con el área comercial, la fuerza de ventas que la compone y, claro, el área de posventa.
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