A pesar que en este tiempo de aislamiento social han venido tomando más fuerza los eventos online, debido a su rapidez, ejecución económica y mucho más fáciles de medir, los eventos presenciales siguen siendo una poderosa estrategia de marketing.
Como es sabido hay muchos aspectos importantes en la planeación y ejecución de un evento presencial; entre estos el recurso humano, pues ningún evento por mejor planeado que esté, funcionara sin personas que cumplan un papel importante en cada paso.
PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y FASE POSTEVENTO
Como hemos resaltado en este y otros contenidos de blog, la planeación es el primer paso y el más importante a la hora de llevar a cabo una actividad de marca o evento. Se debe mapear al detalle el paso a paso, el presupuesto, los recursos materiales necesarios, las funciones y por supuesto el personal encargado de cada función, veámoslo más al detalle:
Administrativos:
La parte administrativa de una empresa cumple un papel bastante importante, aquí entran a jugar los encargados de la planeación del evento (ejecutivos) y el área encargada de hacer pagos a personal contratado, anticipos y compras. Este primer equipo debe estar completamente alineado y preparado para cumplir con tiempos y tareas determinadas.
Producción:
Dependiendo del tamaño y complejidad del evento seguro se va a necesitar mobiliario, stands, tarimas o incluso montajes específicos para visibilidad de marca. En este aspecto puede que la empresa cuente con su propio departamento de producción o puede ser también tercerizado. Sea cual sea el modo de hacerlo este personal también debe estar mapeado en la planeación y totalmente alineado con la estrategia para el cumplimiento correcto de tareas y tiempos. Se debe prestar atención especial a cada elemento que esté relacionado con la producción y a cada persona encargada de llevarlo a cabo.
Staff/Protocolo/Modelos:
Muchos eventos relacionados con marcas suelen emplear modelos que impulsen la marca e influyan directamente en su imagen ante el público del evento. Es una estrategia de las más comunes a la hora de realizar activaciones y de la calidad de este personal (no solo a nivel de apariencia física sino también de actitud comercial) depende gran parte del éxito del evento. Si no se cuenta con el personal idóneo no servirá de mucho haber realizado una excelente planeación y labor de producción.
Supervisión y dirección:
Un supervisor puede encargarse, por ejemplo, de dirigir al equipo de modelos y logísticos que se encuentren en el desarrollo en vivo del evento, hacer cumplir tiempos y funciones específicas de cada persona bajo su cargo. Esta persona designada debe también estar enterada y alineada de los objetivos y el paso a paso del evento de principio a fin.
Personal de desmontaje:
Este paso es el final, pero no el menos importante, aquí juega el papel del personal de producción que además de realizar el montaje debe garantizar el desmontaje, y por otro lado el supervisor o supervisores designados en el evento deben estar al pendiente de que todo material y equipo utilizado (sea propio o de algún tercero) sea regresado en perfecto estado.
Fase postevento:
Una vez finalizado el evento y días posteriores, es necesario evaluar los resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados. En cuanto al personal específicamente, se debe analizar si todas las tareas y funciones se llevaron a cabo correctamente, de lo contrario deben usarse los errores cometidos para crear correcciones y mejoras para próximos eventos. De esta manera de retroalimentación se garantiza que cada vez la ejecución de un evento sea más efectiva.
Cómo podemos ver en estos últimos puntos, cada equipo en un evento cumple con un papel importante; como un engranaje en el que todas las piezas deben funcionar de la misma manera y deben estar alineadas para que la maquina funcione como de ser.
Incluye dentro de tu planeación el mapeo del personal y presta atención detallada a cada uno de estos como a sus funciones, y te darás cuenta lo mucho que influye en los resultados de un evento.
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