¿Qué es el inventario fantasma y cómo puedes evitarlo?

Por el nombre te puedes ir haciendo una idea de a qué nos referimos y tal vez te alcances a imaginar las implicaciones que podría tener dentro de una empresa.

El inventario fantasma hace referencia a las situaciones en donde hay stock de algún producto registrado en el sistema de gestión del almacén pero que, por alguna razón, no está realmente disponible en las góndolas o en la bodega para su venta.

Cuando en un almacén hay inventario fantasma lo más seguro es que el usuario vea en el Ecommerce que hay stock disponible para la venta, pero cuando el personal vaya a alistar el pedido se dará cuenta que la realidad es otra y se generará una inconformidad en el cliente.

Un cliente nuevo o recurrente al que se le genere un problema como estos seguramente será un cliente que no volverá, su voz a voz no será favorable y si decide volver será con mucha desconfianza. Si estaba fidelizado, te toca volver a empezar y si hasta ahora estaba ingresando en tu funnel, no llegará al último paso. Es tiempo y dedicación que no te puedes arriesgar a perder.

Claro que, es importante que hagamos una pausa y aclaremos que el inventario fantasma también es un problema en los puntos de venta de los supermercados de cadena, no solamente en el comercio electrónico.

Con eso aclarado, sigamos.

Los problemas no solo se evidencian a la hora de alistar el pedido, también afectará el reabastecimiento. ¿Por qué? Sencillo, porque en los sistemas automatizados de control de inventario, en dónde se generan órdenes de compra cuando la mercancía desciende a un nivel determinado, si hay inventario fantasma que indique que hay más stock del que realmente está disponible, provocará que dichas órdenes de compra no se generen a tiempo y, por lo tanto, se demorarán el doble de tiempo en reabastecerse de ese producto.

Ahora te lo decimos en palabras más técnicas:

Un descuadre en el stock implica que las órdenes de compra, conocidas como punto de pedido o reorder point, no se realicen en el momento oportuno, provocando roturas de stock (cuando se aplazan) o sobrestock (cuando se adelantan, por tener contabilizado un número de unidades inferior al real).

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Principales causas del inventario fantasma:

El error en la entrada de datos, que desencadenará que el sistema de control de inventario no reflejará la información de stock real.
La mercancía sufre algún daño durante el transporte, lo que la inhabilita para la venta, pero no se reporta en el sistema.
El hurto de la mercancía por parte de los clientes e incluso de los trabajadores. Esto se puede ver más frecuentemente en el sector retail, donde las estanterías están al alcance del público en los PDV.
Etiquetas de códigos de barras erróneas.

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¿Cómo evitar los fantasmas?

El primer paso para evitar el inventario fantasma es tener un software avanzado de gestión de mercancía, que facilitará que tu empresa lleve un control adecuado y este tipo de errores se disminuyan.

También:

Monitorea las alarmas de tu punto de venta para evitar una de las causas, el robo.
Registra los reabastecimientos para prevenir el robo interno.
Revisa los ciclos de rotación, más que todo con los productos que tengan fecha de vencimiento y así evitar pérdidas.
Calcula la capacidad del almacén o bodega, en cuánto tiempo se vende tu mercancía (tiempo de rotación) y cuáles son las ganancias que te deja ese producto.