La situación actual ha llevado a muchos negocios a cambiar su forma de hacer las cosas. Empresas y personas que se han dedicado desde hace años a realizar eventos, fiestas, conciertos etc., han tenido que buscar la forma de llevar todo su mundo offline al online.
Recordemos que Darwin una vez dijo que las especies que sobreviven no son las más fuertes o las más inteligentes; sobreviven, las que mayor capacidad de adaptarse a los cambios tiene.
¿Tienes una empresa? O tal vez… ¿Eres una persona que se gana la vida trabajando con eventos? Si la respuesta es sí, este artículo es para ti.
Aquí te contaremos los aspectos y pasos que debes tener en cuenta para llevar a cabo un evento virtual exitoso. ¡Comencemos!
Pasos para llevar a cabo un evento virtual exitoso:
1. Objetivos claros
No podemos empezar a planear un evento, ya sea grande o pequeño, sin antes definir los objetivos. ¿Qué quieres lograr? ¿A qué público le quieres llegar? ¿Qué acciones quieres que los asistentes hagan durante o después de tu evento?
Aumentar la interacción con tu comunidad, ampliar tu lista de suscriptores, conseguir que los participantes adquieran tu producto o servicio; o ampliar tu red de contactos profesionales y de networking, son algunos ejemplos.
2. Tipos de eventos online
Antes de escoger la plataforma, primero debes saber qué tipo de evento online harás. Los tipos de eventos online más comunes son:
- Reuniones virtuales: ideales para temas internos de tu empresa o para conectarte de manera efectiva con tu equipo de trabajo.
- Webinars: son adecuados para conferencias online de contenido formativo. Da la posibilidad de interactuar con la audiencia como valor agregado. Cuenta también con la posibilidad de grabarse y emitirse en otro momento.
- Conferencias: transmisión en vivo, con herramientas de encuesta, evaluación y certificación para promover el aprendizaje.
- Eventos híbridos: evento físico y transmitido en una plataforma determinada.
3. Escoge la plataforma
Ya que tienes claro el objetivo, puedes seguir con la plataforma. Actualmente las opciones son muchas, por eso primero debes saber qué quieres lograr y la cantidad de invitados, para así escoger la herramienta adecuada.
Para esto, tenemos algunas opciones muy útiles que puedes revisar y así elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
- Zoom: plataforma intuitiva y fácil de usar. Puedes transmitir reuniones, conferencias y seminarios web con video, audio y mensajería instantánea. Además, su versión premium te da la posibilidad de tener hasta 1.000 participantes y 10.000 espectadores con herramientas interactivas como también video y audio en HD.
- StreamYard: te permite tener hasta 6 expositores en vivo, compartir pantalla, y difundir el streaming por medio de Facebook, Periscope, YouTube y LinkedIn para tener mayor alcance. Además, podrás responder los comentarios y preguntas de tu público en vivo.
- CrowdCast: podrás hacer videoconferencias y congresos online. Te permitirá conectar con tu audiencia de una forma sencilla y generar conversaciones valiosas. Adicionalmente, cuenta con funciones para preguntas y respuestas.
- LiveStorm: puedes crear videos en tiempo real, tanto para pequeños negocios como para grandes empresas. Puedes usar esta herramienta para realizar demostraciones de productos, reuniones, seminarios, cursos online, capacitaciones o cualquier evento que necesites.
- ClickMeeting: es una de las herramientas más completas para llevar a cabo video conferencias y congresos online. Cuenta con planes que puedes ajustar según tus necesidades (hasta 5.000 asistentes). Tiene además funcionalidades como chat en vivo, encuestas, sondeos e incluso compartir estadísticas de tu seminario.
Aprende 3 consejos prácticos para mejorar la estrategia de marketing digital de tu evento
Saber cómo llevar las relaciones con tus usuarios en los diferentes canales empleando interacciones relevantes y tomando ventaja del Big Data, es vital para que tu estrategia de Marketing Digital tenga éxito. Aquí algunos consejos.
4. Dale a tu evento un nombre que impacte
En este momento hay infinidad de eventos online a los que estamos expuestos en nuestras redes sociales y correos electrónicos. ¿Cómo te vas a diferenciar del resto?
Para encontrar el nombre ideal para tu evento debes recordar los valores de tu marca, esos que quieres resaltar y comunicar. Cuando los tengas claros, únelos con los objetivos que te planteaste en el paso uno y crea un nombre simple, atractivo, fácil de recordar y que sea acorde a la temática de tu evento.
5. Sé lo más visual posible
Haz el ejercicio de entrar a tus redes sociales o a las de tu empresa; seguramente vas a encontrar un montón de conversatorios, charlas, webinars, lives, etc., y al analizarlos te darás cuenta que la mayoría están enfocados en buscar la forma de informar todo lo que se pueda por medios digitales.
Una vez más la pregunta es ¿Cómo te vas a diferenciar? Lo simple en medio de tanta información inevitablemente llama la atención. Sé claro y conciso con la información que vas a comunicar y enfoca esfuerzos en desarrollar lo visual y estético.
6. Define la estrategia de comunicación
Aquí partimos nuevamente del objetivo principal del evento, la estrategia de comunicación debe construirse en torno a él.
Lo primeo que debes hacer es definir tu público objetivo, aquí es importante analizar:
- ¿Qué tipo de personas quieres impactar?
- ¿Qué tipo de interacción quieres que estas personas realicen? (una suscripción, una compra de un producto o servicio, etc.)
- ¿Qué canales de comunicación son los más efectivos para captarlos?
- ¿Conoces a tu público objetivo? (edades, género, necesidades, hobbies, qué redes sociales usan más)
Una vez tienes eso listo, elige las estrategias y actividades que usarás para atraer la atención de tu público. Algunos buenos ejemplos pueden ser:
- Crea expectativa: días antes de tu evento crea algunas piezas o publicaciones que generen expectativa mediante mensajes cortos y simples, donde des un abre bocas sobre tu evento. O puedes usar una cuenta regresiva, es otra herramienta que funciona para crear la sensación de expectativa.
- Desarrolla una Landing Page o Formulario exclusivo para el evento: aquí debe ir la información relevante de tu evento. ¿De qué trata?, beneficios o incentivos por participar en el evento, ponentes, invitados, fecha y hora. Plasma allí solo lo necesario, la idea no es cansar al público con cantidades de información.
- No descartes invertir algo de tu presupuesto en pauta en redes sociales: esta opción te permitirá tener un mayor alcance y aumentar la cantidad de inscritos a tu evento. Y nunca olvides realizar una segmentación adecuada.
7. Crear un registro cómodo y seguro
Es de vital importancia que el proceso de registro sea simple y para nada tedioso. Un registro complejo puede afectar el interés de una persona para asistir al evento. Usa los datos más relevantes como nombre, apellidos, correo electrónico, un numero de contacto y la empresa a la que pertenece en caso de que se requiera.
8. Define los recursos y el talento humano
Para esto debes tener claros los costos de dichos recursos y asignar debidamente las funciones que se requieren dentro la logística y sus respectivos responsables.
Dentro de los recursos se deben contemplar materiales, tecnológicos y económicos, entre otros. Y en cuanto al talento humano deben definirse roles y tiempos estimados para llevar a cabo cada actividad.
9. Ventajas y beneficios de los eventos online para tu organización
Los eventos online traen más beneficios a tu organización de lo que crees. Aquí ponemos los más importantes para que los tengas en cuenta:
- Costo bajo por invitado o participante
- Flexibilidad (rangos de capacidad desde 50 hasta 2.000 asistentes)
- Rapidez (puedes crear, lanzar y ejecutar un evento online en menos de 30 días)
- Accesibilidad (las transmisiones online están disponibles para computadores de escritorio, laptop o dispositivos móviles).
- Costos fijos más bajos
- Confidencialidad (controla exactamente quien tiene acceso al contenido online)
- Global (es fácil incluir conferencistas o panelistas de cualquier parte del mundo)
Esperamos esta pequeña guía te haya gustado y puedas aplicarla en la planeación y ejecución de tu próximo evento online.
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